Poradnik zawiera szczegółowe omówienie elektronicznego prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Opisano w nim zarówno zasady przejścia z dokumentacji papierowej na elektroniczną, jak i wymagania prawne oraz techniczne dotyczące późniejszego prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej elektronicznie.
Jest to pierwsza na rynku wydawniczym książka dotycząca wyłącznie elektronicznego aspektu prowadzenia dokumentacji pracowniczej, której drugie wydanie zostało rozszerzone także o zagadnienia związane z doręczeniami elektronicznymi oraz używaniem w HR dokumentu mObywatel. Książka składa się z 10 rozdziałów, z których: pierwsze cztery rozdziały dotyczą problematyki prawa pracy, czyli głównie zasad podziału dokumentacji na zbiory oraz przejścia z dokumentacji papierowej na elektroniczną, kolejne trzy rozdziały dotyczą kwestii technicznych, związanych z podpisami kwalifikowanymi i wymaganiami dla samego systemu teleinformatycznego, kolejne dwa rozdziały dotyczącą aspektów ochrony danych osobowych i wskazują, jakie dodatkowe obowiązki wynikają z RODO, gdy firma wprowadza elektroniczną dokumentację pracowniczą, rozdział 10 jest domknięciem całości i zawiera stanowiska urzędowe dotyczące opisywanej problematyki, które zostały omówione w książce.
W książce wykorzystano wszystkie dostępne stanowiska urzędowe i wypowiedzi oficjalne ze stron internetowych instytucji, które miały wpływ na kształt przepisów dotyczących elektronizacji dokumentacji pracowniczej w Polsce, a więc MRPiPS (obecnie MRiPS), MC oraz UODO, które w całości zostały zamieszczone w ostatnim rozdziale. Niewątpliwie atutem książki jest duża liczba przykładów, które doskonale obrazują faktyczne działania, jakie w praktyce musi podjąć firma, aby prawidłowo przeprowadzić proces elektronizacji dokumentacji pracowniczej.
W ten sposób pokazano m.in.: podział dokumentacji pracowniczej na zbiory, możliwość etapowego wdrażania elektronizacji, różne sposoby wykonania obowiązku informacyjnego względem załogi, wygląd plików XML z metadanymi, które muszą się pojawić w procesie elektronizacji, sposoby opatrywania dokumentów podpisem i pieczęcią kwalifikowaną, zagrożenia z punktu widzenia przepisów RODO, które trzeba uwzględnić w ocenie ryzyka dotyczącej takiego procesu. W książce można znaleźć odpowiedzi na wiele bardzo praktycznych pytań, m.in.: Jak przygotować się do procesu elektronizacji dokumentacji pracowniczej?
Co to są metadane i jakie ich rodzaje mają być gromadzone w związku z prowadzeniem elektronicznej dokumentacji pracowniczej? Jakie dodatkowe obowiązki należy wypełnić, aby wdrożyć e-teczki i móc wykazać rozliczalność na gruncie RODO, nie narażając się na kary finansowe?
Dodatkowym atutem są autorzy opracowania, którzy reprezentują dwa światy: prawniczy i informatyczny, dzięki czemu książka stanowi kompleksowe ujęcie problematyki i pozwala na właściwe przygotowanie się do wdrożenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej.
