Korespondencja urzędowa w praktyce jest definiowana jako przyjmowanie, redagowanie i wysyłanie pism. Jest to jeden ze sposobów wymiany informacji zarówno wewnątrz jednostki organizacyjnej, jak i między daną jednostką a jej otoczeniem.
Korespondencja to również istotny element systemu umożliwiającego szybki obieg informacji, dzięki któremu pracownicy komórek organizacyjnych jednostki mogą, w określony i zorganizowany sposób, wykonywać swoją pracę.
